Skip to content
Discebo.dk

§ 16

Price quote for a conference stay

What will conference offer be and what is price per participant?

Answer: When a company asks for a quote for a course with overnight stay, you add packed meals and rooms, deduct an agreed discount and show VAT so the customer can enter it. The calculator works out the quote total with and without VAT and price per participant. You enter prices yourself from the hotel's price list with VAT.

Formula

Listepris = deltagere × dage × dagpakke + værelser × nætter × værelsespris

Tilbudssum med moms = listepris × (1 − rabat)

Moms i en pris med moms = pris ÷ 5 (25 % af prisen uden moms er 20 % af prisen med moms)

Pris uden moms = pris med moms ÷ 1,25

Pris pr. deltager = tilbudssum ÷ deltagere

Symbols and units in the formula
SymbolMeaningUnit
deltagereParticipantspersoner
dageMeeting daysdage
dagpakkeDay visit package per person per day (incl. VAT)kr
vaerelserRoomsværelser
naetterNetsnætter
vaerelsesprisPrice per room per night (with VAT)kr
rabat_pctAgreed discount%
=Quotation total with VATkr
=Of which VAT (25 %)kr
=Quotation total without VATkr
=Price per participant with VATkr
=Discount in poundskr

Validity and source

Source
Competence objective (hotel receptionist): 'invoice, currency convert, calculate price quotes'. VAT 25% (VAT Act)

Does not apply when

  • Calculates only day packages and rooms. Dinner drinks technology and extra rooms are added as own lines. For a business shown often without VAT for a private customer always with VAT.

Worked example

The calculator's own default values inserted. The figures are calculated with exactly the formula the tool uses.

Substituted

  • Participants40 personer
  • Meeting days2 dage
  • Day visit package per person per day (incl. VAT)495 kr
  • Rooms35 værelser
  • Nets1 nætter
  • Price per room per night (with VAT)1,095 kr
  • Agreed discount10 %

Giver

  • Quotation total with VAT70,132.50 kr
  • Of which VAT (25 %)14,026.50 kr
  • Quotation total without VAT56,106.00 kr
  • Price per participant with VAT1,753.31 kr
  • Discount in pounds7,792.50 kr

Members only

The calculator itself is locked

Create a free user account to unlock all articles, calculators, templates and range — and get access to quizzes and classes. It takes less than a minute: name, email and a password. No payment card.

Create free user →Log in

Want to try something first? See what you can use without an account — the junior zone, the encyclopedia, the videos and more.

Sådan bruger du den

Et firma beder om et tilbud på et kursus med overnatning. Du skal lægge mødepakker og værelser sammen, give den aftalte rabat og vise momsen, så kunden kan sammenligne med andre hoteller og bogføre bagefter.

Step by step

  1. Find antal deltagere og mødedage, og dagpakkens pris med moms.
  2. Find antal værelser og nætter, og værelsesprisen med moms.
  3. Læg dagpakker og værelser sammen. Det er listeprisen.
  4. Træk rabatten fra.
  5. Vis beløbet med og uden moms og prisen pr. deltager.

Typical errors

  • At lægge moms oven i priser, der allerede er med moms.
  • At give rabatten to gange, fx både på dagpakken og på hele summen.
  • At glemme, at to deltagere kan dele værelse. Antal værelser og antal deltagere er ikke altid det samme.

Examples from everyday life

Todages kursus med én overnatning

Et firma sender 40 medarbejdere på et kursus i 2 dage. Dagpakken koster 495 kr pr. dag med moms. 35 værelser til 1.095 kr skal bruges én nat, og firmaet har en rabat på 10 %.

Participants
40 people
Meeting days
2 days
Day visit package per person per day (incl. VAT)
495 kr
Rooms
35 værelser
Nets
1 nætter
Price per room per night (with VAT)
1,095 kr
Agreed discount
10 %

It means: Tilbuddet er 70,132.5 kr med moms, heraf 14,026.5 kr moms. Uden moms er det 56,106 kr. Prisen pr. deltager bliver 1,753.31 kr, og rabatten er 7,792.5 kr værd.

Bestyrelsesseminar

Et bestyrelsesseminar for 12 personer har én mødedag med dagpakke til 650 kr og 12 værelser til 1.295 kr én nat. Der er ingen rabat.

Participants
12 people
Meeting days
1 days
Day visit package per person per day (incl. VAT)
650 kr
Rooms
12 værelser
Nets
1 nætter
Price per room per night (with VAT)
1,295 kr
Agreed discount
0 %

It means: Tilbuddet er 23,340 kr med moms og 18,672 kr uden. Pr. deltager bliver det 1,945 kr.

Rule of thumb

Momsen i et beløb med moms er en femtedel af beløbet.

How to check the answer

Tilbudssum uden moms plus moms skal give tilbudssummen med moms.