Skip to content

Check-in capacity for group arrivals

Hvor lang tid tager det at få hele gruppen tjekket ind, og har vi nok receptionister på vagt?

Answer: Når en gruppe eller en fuld bus ankommer samtidig, er det samlede arbejde (antal gæster × tid pr. gæst) det, der afgør, hvor lang tid check-in tager — fordelt på antallet af receptionister, der tager sig af opgaven. Princippet er en simpel kapacitetsberegning: det samlede arbejde fordelt på antallet af betjeninger. Beregneren erstatter ikke en egentlig vagtplanlægning, men giver et hurtigt overslag til at vurdere bemandingsbehovet ved en gruppeankomst.

Formula

Samlet arbejde = antal gæster × check-in-tid pr. gæst.

Fordelt gennemløbstid = samlet arbejde / antal receptionister på opgaven — en simpel fordeling af det samlede arbejde på antallet af receptionister (forudsætter, at alle betjener gæster parallelt).

Eksempel: 45 gæster à 3 minutter, fordelt på 2 receptionister ⇒ 135/2 ≈ 68 minutter.

Symbols and units in the formula
SymbolMeaningUnit
antal_gaesterAntal gæster i gruppengæster
check_in_min_pr_gaestGennemsnitlig check-in-tid pr. gæstminutter
antal_receptionisterAntal receptionister på opgavenstk
=Samlet tid til at checke gruppen ind (fordelt)minutter
=Samlet arbejdstid (uden fordeling på flere)minutter

Validity and source

Source
Kapacitetsberegning (arbejdsvolumen ÷ antal betjeninger = gennemløbstid)

Does not apply when

  • Forudsætter jævn arbejdsfordeling mellem receptionisterne og ingen særlige forsinkelser (fx problembookinger, systemfejl). Reelle gruppeankomster er sjældent 100 % jævnt fordelt over tid.

Worked example

The calculator's own default values inserted. The figures are calculated with exactly the formula the tool uses.

Substituted

  • Antal gæster i gruppen45 gæster
  • Gennemsnitlig check-in-tid pr. gæst3 minutter
  • Antal receptionister på opgaven2 stk

Giver

  • Samlet tid til at checke gruppen ind (fordelt)68 minutter
  • Samlet arbejdstid (uden fordeling på flere)135 minutter

The calculator itself is locked

Create a free user account to unlock all articles, calculators, templates and range — and get access to quizzes and classes. It takes less than a minute: name, email and a password. No payment card.

Want to try something first? See what you can use without an account — the junior zone, the encyclopedia, the videos and more.

Sådan bruger du den

Når en bus med en gruppe kommer på samme tid, skal du vide, hvor mange receptionister der skal stå klar, og hvor længe den sidste gæst kommer til at vente. Beregneren giver et hurtigt overslag.

Step by step

  1. Find antal gæster i gruppen.
  2. Tag tid på et almindeligt check-in, eller brug husets erfaringstal.
  3. Samlet arbejde = gæster × minutter pr. gæst.
  4. Fordelt tid = samlet arbejde ÷ antal receptionister.
  5. Er tiden for lang, så forbered nøglekort og registrering før bussen kommer.

Typical errors

  • At tælle værelser i stedet for gæster, hvis hver gæst skal registreres.
  • At glemme de almindelige gæster, der også skal betjenes imens.
  • At regne med, at alle receptionister arbejder lige hurtigt hele tiden.

Examples from everyday life

En bus med 52 gæster

En bus med 52 gæster på rundrejse ankommer kl. 17. Check-in tager 2,5 minut pr. gæst, og I er 2 i receptionen.

Antal gæster i gruppen
52 guests
Gennemsnitlig check-in-tid pr. gæst
2.5 minutes
Antal receptionister på opgaven
2 pcs

It means: Det tager ca. 65 minutes, før den sidste gæst er checket ind. Det samlede arbejde er 130 minutes.

Samme gruppe med forberedte nøglekort

Du har lagt nøglekort og velkomstbrev klar på forhånd, så check-in tager 1 minut pr. gæst. Der er 3 på opgaven.

Antal gæster i gruppen
52 guests
Gennemsnitlig check-in-tid pr. gæst
1 minutes
Antal receptionister på opgaven
3 pcs

It means: Nu tager det kun ca. 17 minutes. Forberedelsen gør mere end en ekstra receptionist.

Rule of thumb

Gæster × minutter ÷ receptionister. 60 gæster à 2 minutter med 2 på opgaven er 1 time.

How to check the answer

Gang den fordelte tid med antal receptionister. Det skal give det samlede arbejde.