§ 20

Calculation of a photo task

What should task cost and how many hours do I use?

Answer: A photo task consists of much more than the time behind the camera. Selection and aftertreatment of each delivered image often takes as long as the actual shooting. The calculator adds shooting time and aftertreatment, multiplies by your hourly rate and adds usage rights and expenses. It only calculates on your own numbers and does not know the market price.

Formula

Efterbehandling (timer) = antal leverede billeder × minutter pr. billede ÷ 60

Pris ekskl. moms = (optagetid + efterbehandling) × timepris + brugsret + udlæg

Inkl. moms = pris ekskl. moms × 1,25 (dansk momssats 25 %)

Symbols and units in the formula
Symbol	Meaning	Unit
optage_timer	Shooting time incl. set-up and packing	timer
antal_billeder	Number of images delivered	stk
min_pr_billede	Selection and post-processing per delivered image	min
timepris	Your hourly rate excl. VAT	kr/time
brugsret_kr	Usage right/licence for customer's use (0 if included in hourly rate)	kr
udlaeg_kr	Outlay: travel, props, equipment hire	kr
=	Price excl. VAT	kr
=	Price incl. VAT (25 %)	kr
=	Aftertreatment time	timer
=	Total hours	timer
=	Price per delivered image excl. VAT	kr

Validity and source

Source: Competence objective: economy, customer requirements and time · your own figures · VAT 25% (Tax Authority)

Does not apply when

The hourly rate must itself cover rent, equipment, insurance and non-billable time. The right of use is agreed in writing with the customer: what the images may be used for, where and how long. The copyright remains with the photographer (Copyright Act).

Worked example

The calculator's own default values inserted. The figures are calculated with exactly the formula the tool uses.

Substituted

Shooting time incl. set-up and packing3 timer
Number of images delivered25 stk
Selection and post-processing per delivered image8 min
Your hourly rate excl. VAT850 kr/time
Usage right/licence for customer's use (0 if included in hourly rate)2,000 kr
Outlay: travel, props, equipment hire400 kr

Giver

Price excl. VAT7,783 kr
Price incl. VAT (25 %)9,729 kr
Aftertreatment time3.3 timer
Total hours6.3 timer
Price per delivered image excl. VAT311 kr

Members only

The calculator itself is locked

Create a free user account to unlock all articles, calculators, templates and range — and get access to quizzes and classes. It takes less than a minute: name, email and a password. No payment card.

Create free user →Log in

Want to try something first? See what you can use without an account — the junior zone, the encyclopedia, the videos and more.

Sådan bruger du den

Når en kunde beder om et tilbud, skal du regne både tiden bag kameraet og tiden ved skærmen med. Udvælgelse og efterbehandling vokser med antallet af leverede billeder, og brugsretten er en del af prisen. Beregneren samler det til en pris ekskl. og inkl. moms.

Step by step

Skøn optagetiden inkl. transport på stedet, opstilling og nedpakning.
Aftal hvor mange færdige billeder kunden får, og skøn minutter pr. billede til udvælgelse og retouche.
Læg optagetid og efterbehandlingstid sammen, og gang med din timepris.
Læg brugsret og udlæg til. Det er prisen ekskl. moms.
Gang med 1,25 for prisen inkl. moms, hvis kunden er privat.

Typical errors

At give pris kun på optagetiden. Efterbehandlingen er ofte lige så mange timer.
At glemme brugsretten. Kunden køber retten til at bruge billederne, ikke ophavsretten, og den skal beskrives i aftalen.
At give en privatkunde en pris uden moms. Privatkunder skal altid have prisen inkl. moms.

Examples from everyday life

Medarbejderportrætter til hjemmesiden

Et revisionsfirma vil have portrætter af 12 medarbejdere. Du regner 3 timer på stedet, 10 minutter efterbehandling pr. portræt, 900 kr i timen og 300 kr i kørsel. Brugsretten er med i prisen.

Shooting time incl. set-up and packing: 3 hours
Number of images delivered: 12 pcs
Selection and post-processing per delivered image: 10 min
Your hourly rate excl. VAT: 900 kr/time
Usage right/licence for customer's use (0 if included in hourly rate): 0 kr
Outlay: travel, props, equipment hire: 300 kr

It means: Opgaven koster 4,800 kr ekskl. moms. Du bruger 5 hours i alt, heraf 2 hours ved skærmen, og hvert portræt koster kunden 400 kr.

Packshots til en webshop

En webshop vil have 60 produkter på hvid baggrund. Du skønner 6 timer i studiet og 5 minutter pr. billede til friskæring og farvekorrektion til 750 kr i timen.

Shooting time incl. set-up and packing: 6 hours
Number of images delivered: 60 pcs
Selection and post-processing per delivered image: 5 min
Your hourly rate excl. VAT: 750 kr/time
Usage right/licence for customer's use (0 if included in hourly rate): 0 kr
Outlay: travel, props, equipment hire: 0 kr

It means: Prisen bliver 8,250 kr ekskl. moms. Efterbehandlingen tager 5 hours, altså næsten lige så lang tid som optagelsen. Prisen pr. produkt er 138 kr.

Reklamekampagne med brugsret

Et bryggeri bestiller 15 billeder til en kampagne. Du regner 8 timer med styling, 30 minutter retouche pr. billede, 1100 kr i timen, 15.000 kr for brugsret i et år på tryk og web og 2500 kr til rekvisitter.

Shooting time incl. set-up and packing: 8 hours
Number of images delivered: 15 pcs
Selection and post-processing per delivered image: 30 min
Your hourly rate excl. VAT: 1,100 kr/time
Usage right/licence for customer's use (0 if included in hourly rate): 15,000 kr
Outlay: travel, props, equipment hire: 2,500 kr

It means: Tilbuddet lyder på 34,550 kr ekskl. moms. Opgaven tager 15.5 hours, og brugsretten er en stor del af prisen, så skriv tydeligt i aftalen, hvad den dækker.

Rule of thumb

Regn mindst én time ved skærmen for hver time bag kameraet ved portrætter og produkter. Ved reklame med tung retouche kan det blive mange gange mere.

How to check the answer

Timer i alt × timepris + brugsret + udlæg skal give prisen ekskl. moms. Sammenlign bagefter med dine faktiske timer, og ret minutter pr. billede til næste tilbud.