Planlægning & klargøring
Sådan bygger du en køreplan (run-of-show)
Minut-for-minut-styring af eventdagen
Køreplanen er eventkoordinatorens vigtigste værktøj på selve dagen — den samler klokkeslæt, ansvarlige og handlinger ét sted, så intet falder mellem stolene.
- 01
Læg tidslinjen bagfra
Start med det faste holdepunkt — dørene åbner, talen begynder, koncerten går i gang — og regn baglæns derfra. På den måde sikrer du, at alt det, der SKAL være klart før det øjeblik, får tid nok.
Det faste klokkeslæt bestemmer alt andet — find det først.
- 02
Del dagen i faser
Opdel køreplanen i tydelige faser: get-in/opbygning, lydprøve, doors, selve programmet og get-out/nedtagning. Hver fase får sin egen blok med start- og sluttid.
- 03
Skriv hvert punkt som et cue
For hvert punkt noterer du klokkeslæt, hvad der sker, og hvem der er ansvarlig. Ét cue = én handling, én person. Undgå «alle»-ansvar; så er ingen ansvarlig.
- 04
Afsæt buffertid
Læg luft ind mellem faserne, så en forsinket leverandør eller en lang lydprøve ikke vælter hele dagen. Læg buffer der, hvor risikoen er størst — typisk omkring get-in og lydprøve.
Fordel ikke buffertiden jævnt — læg den, hvor en forsinkelse gør mest skade.
- 05
Fordel én master-version
Del køreplanen med alle nøglepersoner, men hold styr på, at der kun findes ÉN gældende version. Ret altid i masteren og genudsend — aldrig løse rettelser på papir.
- 06
Kør en gennemgang før dagen
Saml de vigtigste ansvarlige og læs køreplanen igennem sammen. Fejl og huller afsløres, når folk hører deres eget cue højt og spørger «hvem gør så det?».
Bygget på uddannelsens artikel «Planlægning og projektstyring af et event» samt god faglig praksis i eventfaget