Skip to content
Discebo.dk

§ 18

Loss at stock take: recorded vs. counted inventory

How large was the waste at status, and what did it cost in gross margin?

Answer: At stock-taking, the entire stock is counted. The counted stock is compared with the stock that should be there: the stock at the last count plus what was bought in, minus what was sold worked out at cost price. The difference is shrinkage: theft, incorrect recording, write-offs and errors in goods receipt. The calculator shows the shrinkage in pounds and as a percentage of turnover, and the gross profit the shop actually ended up with.

Formula

Vareforbrug efter kalkulen = salg × (1 − kalkuleret bruttoavance)

Bogført lager = lager primo + indkøb − vareforbrug efter kalkulen

Svind = bogført lager − optalt lager

Faktisk vareforbrug = primo + indkøb − optalt. Faktisk bruttoavance = (salg − faktisk vareforbrug) ÷ salg

Symbols and units in the formula
SymbolMeaningUnit
lager_primoStock at last status (food cost)kr
indkoebPurchases in the period (cost price)kr
salgSales in period (excl. VAT)kr
planlagt_baCalculated gross margin (contribution margin) on sales%
optaltStock counted at status (cost)kr
=Wastage (cost price)kr
=Loss as % of turnover%
=Recorded inventory (what should be there)kr
=Actual gross margin after loss%

Validity and source

Source
Statusopgørelse: vareforbrug = primo + indkøb − ultimo (kompetencemål: svindkontrol og praksis ved status)

Does not apply when

  • All storage figures and purchases must be at cost price and sales without VAT. Reductions and sales lower the actual gross margin, without being stock loss. Therefore use the gross margin you actually sold at, not the full calculation if there has been a sale. Negative stock loss usually means an error in the count or in goods receipt.

Worked example

The calculator's own default values inserted. The figures are calculated with exactly the formula the tool uses.

Substituted

  • Stock at last status (food cost)420,000 kr
  • Purchases in the period (cost price)1,150,000 kr
  • Sales in period (excl. VAT)1,900,000 kr
  • Calculated gross margin (contribution margin) on sales40 %
  • Stock counted at status (cost)405,000 kr

Giver

  • Wastage (cost price)25,000 kr
  • Loss as % of turnover1.32 %
  • Recorded inventory (what should be there)430,000 kr
  • Actual gross margin after loss38.7 %

Members only

The calculator itself is locked

Create a free user account to unlock all articles, calculators, templates and range — and get access to quizzes and classes. It takes less than a minute: name, email and a password. No payment card.

Create free user →Log in

Want to try something first? See what you can use without an account — the junior zone, the encyclopedia, the videos and more.

Sådan bruger du den

Ved status tæller I hele lageret. Svindet er forskellen mellem det lager, der burde være, og det der står på hylderne. Beregneren viser svindet i kroner og procent og hvad det kostede i bruttoavance. Svind under ca. 1 % er almindeligt i dagligvarer, men følg jeres egen udvikling fra status til status.

Step by step

  1. Find lageret ved sidste status i kostpris.
  2. Læg periodens indkøb til i kostpris fra bogføringen.
  3. Regn vareforbruget ud: salg uden moms × (1 − kalkuleret bruttoavance). Træk det fra. Det er det bogførte lager.
  4. Træk det optalte lager fra. Resten er svindet.
  5. Del svindet med omsætningen for at få svind i procent.

Typical errors

  • At blande salgspris og kostpris. Lager og indkøb skal være i kostpris, salget uden moms.
  • At kalde nedsættelser for svind. Har der været udsalg, så brug den bruttoavance I faktisk har solgt til.
  • At glemme varer, der er modtaget men ikke bogført, eller omvendt. Det giver et falsk svind.

Examples from everyday life

Halvårsstatus i en isenkræmmer

Lageret var 420.000 kr ved sidste status. Der er købt ind for 1,15 mio. kr og solgt for 1,9 mio. kr uden moms med en kalkuleret bruttoavance på 40 %. Optællingen viser 405.000 kr.

Stock at last status (food cost)
420,000 kr
Purchases in the period (cost price)
1,150,000 kr
Sales in period (excl. VAT)
1,900,000 kr
Calculated gross margin (contribution margin) on sales
40 %
Stock counted at status (cost)
405,000 kr

It means: Det bogførte lager er 430,000 kr, så svindet er 25,000 kr, svarende til 1.32 % af omsætningen. Den faktiske bruttoavance blev 38.7 %.

Butik med stort svind

En tøjbutik havde 610.000 kr på lager, købte for 1,4 mio. kr og solgte for 2,6 mio. kr med 50 % bruttoavance. Der tælles 655.000 kr.

Stock at last status (food cost)
610,000 kr
Purchases in the period (cost price)
1,400,000 kr
Sales in period (excl. VAT)
2,600,000 kr
Calculated gross margin (contribution margin) on sales
50 %
Stock counted at status (cost)
655,000 kr

It means: Svindet er 55,000 kr eller 2.12 %. Bruttoavancen faldt fra 50 % til 47.9 %. Så stort et svind kræver en plan for varemodtagelse og tyverisikring.

Rule of thumb

1 % svind ved 40 % bruttoavance koster ca. 1 procentpoint af bruttoavancen.

How to check the answer

Kalkuleret bruttoavance minus svind i procent skal give den faktiske bruttoavance.