Arbejdsgangen, der gør supporten effektiv og brugeren tryg
En supporter er ofte virksomhedens ansigt udadtil, når noget ikke virker. Brugeren er typisk frustreret og har travlt. Derfor er en fast arbejdsgang vigtig: den sikrer, at ingen sager tabes, at løsninger kan genbruges, og at brugeren føler sig hørt.
Support organiseres som regel i niveauer. 1. niveau tager imod henvendelser og løser de hyppige, kendte problemer. 2. niveau har dybere teknisk viden og overtager mere komplekse sager. 3. niveau er specialister eller leverandører, der løser de sjældne og svære fejl. Eskalering betyder at sende en sag videre til rette niveau, når man har gjort, hvad man kan på sit eget.
En sag, der er løst men ikke dokumenteret, er halvt spildt arbejde. Skriv ned hvad symptomet var, hvad der viste sig at være årsagen, og hvad der løste det. Det bygger med tiden en videnbase, så næste supporter — eller dig selv om et halvt år — kan løse samme problem på minutter. Brug et sagsstyringssystem (ticketsystem) til at holde styr på status, ansvar og historik.
Forklar i et sprog brugeren forstår, undgå unødigt fagsprog, og fortæl hvad du gør og hvorfor. Hold brugeren orienteret om status, også når en sag trækker ud. En bruger, der ved hvad der sker, er langt mere tålmodig end en, der efterlades i uvished.
“Halvdelen af god support er teknik. Den anden halvdel er at få brugeren til at føle sig i gode hænder.”
— Erfaringsregel fra servicedesk-arbejde