Kommunikation og samarbejde
Kør et effektivt møde
Fra spild af tid til beslutninger
Et effektivt møde har et klart formål, en dagsorden og et resultat. Med lidt struktur før og under mødet undgår du de lange møder, hvor intet bliver besluttet.
- 01
Afklar formålet — skal vi overhovedet mødes?
Beslut, om mødet skal informere, drøfte eller beslutte noget. Kan sagen klares med en besked eller en mail, så drop mødet. Et møde koster alle deltageres tid samtidig.
Intet formål = intet møde.
- 02
Send en dagsorden ud på forhånd
Skriv punkterne op med et formål og en tidsramme for hvert, og send dem ud i god tid. Så kan folk forberede sig, og de rigtige — og kun de rigtige — bliver inviteret.
- 03
Fordel rollerne
Udpeg en mødeleder, der holder styr på tid og dagsorden, og en referent, der noterer beslutninger. Uden en, der styrer, skrider mødet — uden en, der skriver, forsvinder aftalerne.
- 04
Hold tiden på hvert punkt
Start og slut til aftalt tid, og hold øje med tidsrammen undervejs. Truer et punkt med at løbe løbsk, så parkér det og gå videre — ellers når I aldrig de sidste punkter.
- 05
Slut med hvem-gør-hvad-hvornår
Rund hvert beslutningspunkt af med en ansvarlig og en frist. Send et kort referat med aftalerne bagefter. Et møde uden klare aftaler er den sikreste måde at spilde alles tid på.
Bygget på uddannelsens artikel «Effektive møder: tid værd at bruge»